Scan là gì? Công dụng của scan và cách để scan được ảnh và giấy tờ

Hiện tại, chúng ta có xu hướng sử dụng dữ liệu bản mềm nhiều hơn, nhưng để biến bản cứng thành bản mềm thì chúng ta cần phải quét. Vậy quét là gì? Quét là gì? Quét hoạt động như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây và khám phá các bước scan ảnh và tài liệu nhé!

Nội dung chính trong bài

Scan là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (tạp chí, văn bản, …) hoặc hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, tệp tin được lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Quét hoạt động ngược lại với photocopy. Nếu photocopy là chuyển đổi tài liệu và hình ảnh bản mềm thành bản cứng, thì chức năng quét là chuyển tài liệu bản cứng thành bản mềm nhằm mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Máy quét có cách thức hoạt động tương tự như máy photocopy, một thiết bị sử dụng điện tích kép để thu nhận hình ảnh điện tử của trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng phản chiếu từ nó thành thông tin kỹ thuật số, sau đó thành tệp để lưu trữ trên máy tính và điện thoại.

Quét ảnh, tài liệu là gì?

Để hiểu thêm về các kiểu scan, chúng ta hãy cùng nhau khám phá xem scan ảnh là gì, scan tài liệu là gì hay scan tài liệu là gì nhé!

Quét ảnh và tài liệu là việc chuyển đổi ảnh và tài liệu (sổ sách, văn bản, hợp đồng,…) thành tệp dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu. nó sẽ là mãi mãi. Không lo hư hỏng, mất mát, phai màu, xé rách, đặc biệt là scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với những doanh nghiệp hoạt động lâu năm, số lượng công văn, hợp đồng, tài liệu ngày càng nhiều, trong đó có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hư hỏng. cách tốt nhất để giảm thiểu những rủi ro này. Ngoài ra, tính năng scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp tìm kiếm và quản lý tài liệu. Và nó cũng hữu ích khi chúng ta “Làm việc tại nhà” trong thời kỳ dịch bệnh này.

Khi quá trình quét tài liệu hoàn tất, chúng tôi sẽ nhận được một tập tin đã quét. Vậy tập tin quét là gì? Khi thực hiện tất cả các bước quét, chúng ta sẽ nhận được một file scan được lưu trữ trên máy tính có kết nối với máy scan, file này thường sẽ ở định dạng pdf hoặc có thể ở định dạng khác tùy bạn lựa chọn. người thực hiện quét. Và khi nó ở phiên bản mềm được lưu trữ trên máy tính, nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như nhân viên của họ.

Công dụng của Quét

Qua phần phân tích trên, chúng ta đã hiểu được scan nghĩa là gì? Từ đó, không khó để chúng ta suy ra những công dụng của bản scan. Quét mang lại cho chúng ta nhiều công dụng, đó là:

Đầu tiên, lưu trữ các tài liệu quan trọng

Theo thời gian, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều diện tích để lưu trữ tài liệu, tuy nhiên phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống này thường xảy ra tình trạng thất lạc, nhất là tài liệu cũ. Vì vậy, lựa chọn scan để tài liệu được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy sẽ là phương án được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng.

Quét là gì?
Lưu dữ liệu

Thứ hai, đảm bảo an toàn thông tin

Sau khi quét tài liệu hoặc ảnh, chúng sẽ ở định dạng tệp pdf, lúc này chúng có thể cài đặt mã truy cập để giúp bảo mật tài liệu. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc tài liệu.

Quét là gì?
Bảo mật thông tin

Thứ ba, giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng

Việc chuyển văn bản từ bản cứng sang file bản mềm trong máy giúp cho việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, sau khi quét tài liệu, chúng có thể được chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các ứng dụng của bên thứ ba, giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu và thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi. mặt trên công ty.

Quét là gì?
Tìm tài liệu nhanh hơn

Thứ tư, cải thiện hiệu suất của nhân viên

Với các phương pháp lưu trữ truyền thống, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, khi scan tài liệu sẽ được lưu trữ linh hoạt hơn. Việc tìm kiếm việc làm diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người lao động để có thể giải quyết các công việc khác.

Các bước quét

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy quét

Quét là gì?

Sau khi kết nối máy tính với máy quét, mở nắp máy quét, sau đó úp mặt tài liệu, hình ảnh cần quét lên mặt kính ngay ngắn theo vị trí đã đánh dấu trên máy.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trên phần mềm quét

Mở phần mềm quét tài liệu để điều chỉnh độ quét của tài liệu theo ý muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản quét, …). Sau đó, bạn nhấn nút quét trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy quét.

Sau khi tài liệu được quét, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh. Và bạn có thể lưu ở định dạng tệp bạn muốn hoặc để mặc định.

Quét là gì?

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Khi tài liệu của bạn đã được quét, bạn có thể sử dụng một chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp sang PDF hoặc hợp nhất chúng thành một tài liệu nhiều trang. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm tài liệu cần quét. Ngoài ra, bạn cũng có thể sửa hình ảnh như độ sáng, mờ, rõ nét, …

Quét là gì?

Như vậy qua bài viết trên chúng ta đã hiểu được scan là gì, công dụng cũng như các bước để scan tài liệu hay ảnh. Chúc may mắn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *